Hãy loại bỏ những thái độ xấu ra khỏi nhóm trước khi chúng phá hoại nhóm của bạn. Đừng do dự vì nếu để một trái táo hỏng vào thùng táo có chất lượng tốt, thì cuối cùng bạn sẽ có một thùng táo bị hư thối.
Để giành chiến thắng, dĩ nhiên là cần có tài năng. Nhưng nếu chỉ có tài năng thì không đủ mang lại thành công cho đội nhóm. Dù có sở hữu bao nhiêu “ngôi sao” đi chăng nữa, chỉ cần một thái độ sai lầm cũng đủ đưa đội nhóm tới thất bại.
Thái độ có sức mạnh phát triển hoặc phá vỡ nhóm
Nhiều người cho rằng tài năng (hay tài năng và kinh nghiệm) quyết định tất cả. Nhưng thực ra, tài năng sẽ trở nên chẳng có ý nghĩa gì nếu thiếu thái độ đúng đắn.
Những thái độ khác nhau có thể ảnh hưởng tới các thành viên có tài năng trong đội
Nếu muốn đạt thành tích vượt trội thì phải là người giỏi và có thái độ hơn người. Thái độ tốt thì năng lực của đội được nâng cao, ngược lại thái độ xấu sẽ lấy đi khả năng làm việc của nhóm.
Khi được bộc lộ, thái độ sẽ có sức lan tỏa
Có nhiều việc trong nhóm không mang tính lây truyền như: tài năng, kinh nghiệm và lòng hăng hái. Nhưng thái độ thì lại mang tính chất ảnh hưởng. Khi chịu khó học hỏi với tinh thần khiêm tốn, bạn sẽ được đền đáp bằng sự tiến bộ mau chóng và những thành viên khác cũng sẽ nhanh chóng học hỏi tinh thần đó ở bạn. Khi người lãnh đạo lạc quan đối mặt và vượt qua những tình huống dễ gây nản lòng, thì người khác sẽ ngưỡng mộ phẩm chất đó và muốn được giống như họ. Khi một thành viên giải quyết công việc một cách khôn ngoan và dứt khoát sẽ gây ảnh hưởng tích cực và làm gương để người khác noi theo.
Câu chuyện của Roger Bannister là một ví dụ về sức lan truyền của thái độ. Trong suốt nửa đầu thế kỷ XX, nhiều chuyên gia thể thao tin rằng không có vận động viên điền kinh nào có thể chạy được một dặm trong vòng bốn phút. Nhưng sau đó, họ đã phải thay đổi lại suy nghĩ đó. Ngày 6/5/1954, Roger Bannister, vận động viên điền kinh người Anh đã chạy hết một dặm trong vòng 3 phút 59,4 giây. Không lâu sau đó, rất nhiều vận động viên điền kinh khác cũng có thể phá được kỷ lục 4 phút đó. Tại sao vậy? Bởi vì thái độ của những vận động viên điền kinh đã thay đổi.
Thái độ tồi có thể phá hỏng mọi thứ
Chỉ có một thứ dễ lan tỏa hơn thái độ tốt, đó là thái độ tồi. Nó rất dễ dẫn mọi người đến những hành động tiêu cực và thường gây tổn thương đến mọi người.
Một người có thái độ xấu có thể không làm việc gì trái pháp luật hay không hợp đạo lý nhưng thái độ của anh ta có thể phsa hủy nhóm vì nó có tính lây lan.
Thái độ xấu được thể hiện qua một số hành động:
Không bao giờ thừa nhận mình đã làm sai
Không bao dung
Ganh tị nhỏ nhen
Cái tôi quá lớn
Thích phê bình
Mong muốn chiếm được sự tín nhiệm
Đây chỉ là một vài thái độ xấu phổ biến. Tính ích kỷ là nguồn gốc của tất cả những thái độ xấu: hạ thấp người khác, cho mình là quan trọng hơn nhóm,…
Thái độ xấu phải được chỉ điểm vì nó luôn gây ra những mối bất đồng, sự oán giận, sự gây gổ và chia rẽ trong nhóm. Vì vậy, hãy loại bỏ những thái độ xấu ra khỏi nhóm trước khi chúng phá hoại nhóm của bạn. Đừng do dự vì nếu để một trái tái hỏng vào thùng táo có chất lượng tốt, thì cuối cùng bạn sẽ có một thùng táo bị hư thối.
Tổng thống Mỹ, Thomas Jefferson nhận xét: “Không gì có thể ngăn cản người có thái độ đúng đắn đạt được những mục tiêu của mình và cũng không gì có thể giúp một người có thái độ sai trái đạt được những mục tiêu đó”.
Nếu lo lắng cho nhóm và muốn giúp đỡ đồng đội thì bạn không thể phớt lờ trước thái độ xấu. Nếu không loại bỏ thái độ xấu thì cuộc hành trình của bạn sẽ vô cùng khó khăn.
Trích “17 nguyên tắc vàng trong làm việc nhóm” – John C. Maxwell
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là một nền tảng không thể thiếu…
…nhưng để triển khai và áp dụng hiệu quả cũng không đơn giản.
Qua bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cho bạn về quá trình tôi đã xây dựng trong suốt 5 năm qua như thế nào? Kết quả mang lại ra sao?
Và bạn sẽ có ngay các công cụ cần thiết nhất cho công việc của mình mà không tốn bất kỳ công sức nào cả. Rất dễ dàng triển khai và áp dụng.
Hãy đọc tiếp…
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì?
Trước hết,
Tôi sẽ khái quát nhanh các khái niệm cần biết ở bên dưới, nội dung tôi lấy từ bài viết này: Hệ thống quản lý doanh nghiệp.
Quản lý doanh nghiệp là gì?
Là tổng hợp các hoạt động quản lý nhằm sử dụng hợp lý và hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Hệ thống là gì?
Là tập hợp các thực thể có tương tác hay liên quan tới nhau để tạo thành một tổng thể tích hợp và thống nhất.
Và với sự phát triển của Internet và công nghệ thông tin.
Việc áp dụng phần mềm, dịch vụ công nghệ vào hệ thống quản lý doanh nghiệp để tăng hiệu quả là điều đương nhiên.
Tại sao cần phải có hệ thống quản lý doanh nghiệp?
Thực sự…
Câu hỏi này hơi vô duyên.
Nó giống như câu hỏi: có cần phải làm móng trước khi xây nhà hay không?
Bạn có thể xây nhà mà không có móng…
…và bạn cũng tưởng tượng được những rủi ro gặp phải khi bạn xây nhà lên mà không có móng?
Khi bạn có một hệ thống quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Tất cả những thứ sau sẽ là của bạn:
Doanh nghiệp càng to, công việc càng nhiều, kinh doanh càng phát triển, … người điều hành, người quản lý càng… rảnh cho các công việc sáng tạo, R&D, các công việc mang tính chất tương tai của công ty.
Giao việc và… quên đi. Vì nếu mọi thứ hoạt động bình thường, bạn không cần phải quan tâm đến nó. Khi có bất thường, sẽ có những cảnh báo (mà tôi gọi là các sensors) tự động gửi thông tin cho bạn. Bạn có ngay vấn đề và xử lý ngay lập tức.
Nếu muốn, bạn có thể off công việc 1 vài tuần để nghỉ mát và vẫn kiểm soát được công việc của mình.
Và rất rất nhiều các lợi ích về ngắn hạn cũng như dài hạn khác.
Thú vị chứ?
Và qua bài viết này, bạn sẽ có được:
Được chia sẻ quá trình thực tế tôi đã triển khai và áp dụng hệ thống quản lý trong suốt 5 năm qua như thế nào. Kể cả những giai đoạn mà tôi gọi là “đói rách” – 2 năm đầu tiên khởi nghiệp, tôi luôn luôn kiên trì áp dụng.
Bạn sẽ tiết kiệm được hàng đống thời gian và tiền bạc. Thay vì phải test hàng đống các công cụ, phương pháp, … (mà tôi đã bỏ công sức ra test) bạn sẽ có thể triển khai ngay và có kết quả ngay.
Bạn có luôn tên các tools, chi phí đi kèm để có phương án triển khai phù hợp.
Và bây giờ.
Hãy chuyển qua phần tiếp theo…
Làm thế nào để triển khai một hệ thống quản lý hiệu quả?
Dựa trên kinh nghiệm của tôi, có 3 yếu tố như sau:
Đơn giản là hiệu quả
Vào đầu năm 2015, vì yêu cầu công việc, tôi phải triển khai một hệ thống CRM (Customer Relationship Management).
Tôi đã từng thử khá nhiều tools khác nhau, trong đó có thằng vTiger CRM.
Về tính năng mà nói, thì thực sự là choáng ngợp, cái gì cũng có, đầy đủ mọi tính năng.
Nhưng nó có một vấn đề, khá là khó sử dụng. Và điều đương nhiên, tôi là người chuyên lọ mọ mấy thứ hệ thống này còn khó sử dụng, thì khi áp dụng cho nhân viên còn “khoai” nữa.
Và kết quả: tôi đã cố gắng cài đặt và sử dụng vTiger CRM, nhưng phải bỏ chỉ sau 1 tháng.
Một hệ thống tương tự mà tôi áp dụng sau đó, chạy được gần 2 năm là SugarCRM (trước khi chuyển sang một hệ thống khác).
SugarCRM thực sự rất đơn giản và nó giúp tôi, cũng như công ty quản lý được hiệu quả các khách hàng của tôi trong thời gian đó.
Công nghệ là đương nhiên
Cách đây vài năm, tôi coi việc áp dụng công nghệ là một lợi thế.
Và bây giờ, với tốc độ phát triển quá nhanh trên nền tảng Internet, thì việc áp dụng công nghệ trong công việc là điều đương nhiên.
Nếu không bạn và công ty của mình sẽ hụt hơi, không nói là bị bật bãi trong các cuộc chơi khi việc các công ty nước ngoài (với nền tảng tài chính, công nghệ, kinh nghiệm, …) có thể nhảy vào thị trường bất cứ lúc nào (các ví dụ điển hình trong thời gian vừa rồi là các hãng taxi bị cạnh tranh bởi Grab, Uber).
Bạn đừng lo lắng về công nghệ, nó giống như là một kỹ năng mà thôi.
Khi bạn trải nghiệm và áp dụng đủ nhiều, nó sẽ giống như việc bạn sử dụng iPhone hay lướt Facebook hàng ngày.
Outsource và thuê dịch vụ ngoài
Tiếp xúc nhiều với một số chủ doanh nghiệp Việt tôi thấy có một quan điểm mà tôi cho rằng sai lầm.
Và sai lầm này sẽ khiến cho các bác ấy và doanh nghiệp sẽ khó có sự “sung sướng” trong việc vận hành, đó là: muốn tự mình làm hết mọi việc.
Tôi có thể chia sẻ với bạn 1 case study này: cách đây tầm 6 tháng chúng tôi có yêu cầu phải xây 1 hệ thống membership site.
Nếu hiểu về công nghệ, bạn cũng có thể thấy được sự phức tạp của hệ thống. Rất nhiều các tính năng phức tạp:
Quản lý thành viên
Quản lý bài học
Quản lý dữ liệu: audio, video, text
Hệ thống email
…
Và chúng tôi chỉ mất tầm 1 tháng với đúng 1 bạn phụ trách mảng công nghệ, chúng tôi đã có một hệ thống hiện tại đang quản lý hơn mấy chục nghìn học viên đang theo học.
Nếu muốn thay đổi giao diện, thêm tính năng mới, chúng tôi có ngay hàng nghìn các lựa chọn mà chỉ cần phải bỏ thêm mấy chục đô.
Có bất kỳ vấn đề gì, các đối tác cung cấp dịch vụ sẽ support 24/7 cho chúng tôi ngay mà không phát sinh bất cứ chi phí nào.
Chất lượng và độ ổn định của hệ thống thì không phải bàn cãi, do các dịch vụ đều Made in USA.
Nếu là bạn, bạn sẽ tự xây dựng hết hay sẽ sử dụng dịch vụ bên ngoài?
Và bây giờ, chúng ta hãy sang nội dung chính trong bài viết này.
Áp dụng OKR để quản lý mục tiêu quý và mục tiêu năm
Tôi đã làm không biết bao nhiêu cái plan kể từ hồi bắt đầu kinh doanh đến giờ.
Tôi cũng đã thử rất nhiều các phương pháp và cách thức khác nhau (cái cuối cùng là Balanced Scorecard).
Nhưng thực sự là, các plan đều có tính khả thi không cao, áp dụng hầu như không được nhiều trong quá trình quả lý công ty.
Và rất may mắn, tầm giữa năm 2017, qua một bài báo tôi được biết đến OKR được triển khai hiệu quả bởi Google.
Sau một hồi nghiên cứu, đọc và tìm hiểu thì tôi thấy rằng đây chính là công cụ mà tôi cần để lập plan và quản lý mục tiêu Quý, mục tiêu năm cho doanh nghiệp của tôi.
OKRs – Weekdone của chúng tôi
Tại sao OKR lại ngon?
Nó đơn giản để hiểu và áp dụng
Tập trung vào các mục tiêu cốt lõi (3 – 5 objectives)
Và để đo đếm được mục tiêu này cũng chỉ cần các chỉ số quan trọng (3 – 5 key results)
Được chứng minh bởi các bác lớn (Google, Intel, …)
Và một điều quan trọng nữa là: OKR tập trung vào mục tiêu Quý và mục tiêu năm sẽ theo sau.
Tại sao lại như vậy?
Thực sự với sự phát triển của công nghệ và tốc độ thay đổi chóng mặt của thị trường.
Đơn vị năm là một khoảng thời gian quá lâu cho 1 bản kế hoạch. Khoảng thời gian 1 Quý (3 tháng) là vừa đủ tính chính xác và khả thi cho một doanh nghiệp.
Tất nhiên, có một số lĩnh vực đặc thù thì đơn vị năm sẽ chính xác hơn. Nhưng trong phạm vi chia sẻ này, tôi muốn nói tới đại đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Về tools, trên thị trường có một số tools khá ổn. Tôi đã test 4 – 5 thằng và tôi đang sử dụng thằng này: https://weekdone.com/okr-software.
Lưu ý: khi làm mục tiêu năm, bạn nên làm mục tiêu từng Quý, rồi từ đó để lập mục tiêu năm. Như vậy độ chuẩn xác sẽ cao hơn việc, bạn chỉ làm mục tiêu năm rồi chia xuống quý.
Ok, bạn đã có mục tiêu quý và mục tiêu năm. Giờ là lúc chuyển qua mục tiêu tuần.
Áp dụng PPP để quản lý mục tiêu tuần cho từng cá nhân
Với công ty và bộ phận là mục tiêu theo quý. Còn với cá nhân thì theo tôi quản lý mục tiêu tuần là tốt nhất.
Trước đây tôi đã từng cố gắng tìm cách hỗ trợ và quản lý đến từng ngày của mỗi cá nhân. Và sau đó tôi phát hiện ra: làm như vậy không hiệu quả. Mỗi cá nhân chỉ cần mục tiêu tuần là đủ.
Còn việc từ mục tiêu tuần, mỗi người sẽ có cách giải quyết khác nhau để có hiệu quả cao nhất trong công việc.
PPP – Weekdone được áp dụng trong công ty
Và PPP là công cụ mà tôi thấy là tốt nhất để quản lý mục tiêu tuần. PPP là viết tắt của 3 chữ:
Plans: 3 – 7 mục tiêu công việc trong tuần mà bạn cần phải xử lý.
Progress: các công việc bạn đã hoàn thành.
Problems: vấn đề mà bạn chưa xử lý được, cần tư vấn của quản lý trực tiếp hoặc những đồng nghiệp xung quanh.
Mỗi cá nhân mất tầm 5 – 10 phút vào cuối tuần để review tuần vừa rồi và lập plan cho tuần mới dựa trên vai trò và mục tiêu của bộ phận.
Các quản lý dựa trên plan của các thành viên mình quản lý, sẽ can thiệp điều chỉnh lại cho phù hợp.
Lưu ý: có một số bộ phận có công việc đặc thù, lặp đi lặp lại như: bộ phận sales, … thì không nên áp dụng PPP.
Với các công việc như vậy, áp dụng quản lý theo quy trình sẽ hiệu quả hơn.
Thực sự tools này rất ngon, với các tính năng ở tài khoản miễn phí bạn có thể quản lý tốt công việc của mình được rồi. Và ngoài ra, Kanbanflow có tích hợp cả Pomodoro (nó là cái gì, phần tiếp theo tôi sẽ giới thiệu chi tiết).
Thông thường, tôi chia thành 4 cột như sau:
To-do: tất cả những công việc phát sinh, công việc bạn cần làm cho hết vào đây
Do this week: bạn đã có mục tiêu tuần, hãy break ra thành các công việc chi tiết và cho vào đây.
In progress: bạn đang xử lý task nào, hãy kéo nó sang đây.
Done: khi xong việc, hãy ném nó qua đây.
Kỹ thuật Pomodoro
Phương pháp Pomodoro đơn giản là:
Chọn một hạng mục tiếng Anh cần phải hoàn thành
Đặt báo thức 25 phút
Tập trung cao độ học tập trong 25 phút đó mà không để bị gián đoạn bởi bất cứ yếu tố nào
Hết 25 phút, nghỉ 5 phút
Tiếp tục vòng lặp như vậy cho đến khi hoàn thành công việc
Lưu ý: Bạn cứ làm được 4 pomodoro thì nghỉ dài khoảng 15-20 phút
Kỹ thuật Pomodoro
Phương pháp Pomodoro đã được chứng minh hiệu quả không chỉ trong lĩnh vực tự học & làm việc
Tại sao chúng tôi lại khuyên bạn nên sử dụng biện pháp này đầu tiên? Đơn giản vì nguyên lý Pomodoro hoạt động trùng lặp với nhịp điệu Ultradian của con người.
Thực hiện theo phương pháp này, bạn hoàn toàn có thể duy trì khả năng làm việc tập trung cao độ – đạt năng suất học tập và lao động tối đa mỗi ngày.
Pomodoro sẽ giúp bạn:
Tập trung cho công việc
Có những khoảng thời gian chất lượng và hiệu quả cao
Do more with less
Và điều thú vị là, trong tools Kanbanflow mà tôi có giới thiệu với bạn, có tích hợp luôn tính năng Pomodoro.
Cực tiện lợi.
Đây là lý do tôi chọn Kanbanflow trong số hàng đống các tools Kanban board khác.
Các công cụ hỗ trợ công việc khác
Thực sự với sự phát triển của Internet, của công nghệ, của mã nguồn mở, … có rất nhiều các công cụ tốt với chi phí rẻ hoặc hoàn toàn free.
Bạn có thể quản lý dự án với Google Sheets, bạn có thể thử với từ khóa: how to use Google Sheets for project management.
Bạn có thể có công cụ ghi chú và nhắc nhở trên máy tính hoặc điện thoại với Evernote.
Bạn có thể có công cụ quản lý hàng trăm tài khoản với độ bảo mật cao, không cần phải nhớ hàng đống password phức tạp với Lastpass.
…
Có rất rất nhiều các tools như vậy hiện nay. Chỉ cần áp dụng 3 yếu tố triển khai một hệ thống quản lý hiệu quả mà tôi đã chia sẻ cho bạn…
…bạn sẽ có giải pháp phù hợp cho mình.
Cuộc sống của bạn sẽ đơn giản và hiệu quả hơn với việc áp dụng công nghệ.
Và bây giờ, hãy chuyển qua phần tiếp theo.
Các hệ thống cần có dành cho doanh nghiệp
Dưới đây là các hệ thống mà tôi đã và đang áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
Hệ thống quản trị mục tiêu và quản lý công việc cá nhân
Công cụ này tôi đã chia sẻ cho bạn: OKR và PPP với tools Weekdone.
Chi phí: $195 cho phiên bản full với 25 người sử dụng.
Công cụ chat – trao đổi nội bộ – Slack
Chúng tôi sử dụng Slack cho việc trao đổi nội bộ.
Về tính năng sử dụng thì không phải bàn cãi, vì Slack là 1 trong những tools trao đổi nội bộ cho doanh nghiệp số 1 hiện nay.
Với phiên bản miễn phí, Slack giới hạn 10k messages miễn phí. Và đây có thể coi là điểm gây khó chịu nhất.
Chúng tôi giải quyết vấn đề này bằng cách: các thông tin quan trọng sẽ trao đổi trên hệ thống quản trị tri thức – Confluence mà chút nữa tôi sẽ giới thiệu cho bạn. Còn các thông tin trao đổi nhanh sẽ sử dụng Slack.
Chi phí: free – phiên bản mất phí là $8 / 1 user (khá là cao cho một công cụ trao đổi nội bộ, nên mình chỉ sử dụng phiên bản free).
Hệ thống trao đổi nội bộ – Slack
Hệ thống quản trị tri thức – Confluence
Hệ thống này bạn sẽ có thể áp dụng cho mọi bộ phận.
Rất khó mô tả hệ thống này chỉ trong 1 vài dòng. Tôi có thể note ra một vài công việc mà chúng tôi cho hết lên trên đây:
Đề xuất duyệt chi, thanh toán chúng tôi cho lên đây và tag (như tính năng tag trên Facebook) các thành viên có liên quan vào.
Các thông tin quan trọng trong dự án, báo giá của đối tác chúng tôi cũng đưa lên đây.
Quy trình tiến hành công việc chúng tôi cũng đưa lên đây.
Thông báo cũng trên đây.
Các bộ phận tương tác chéo lẫn nhau cũng đưa lên đây.
Thông tin dự án cũng đưa lên đây.
Toàn bộ hồ sơ cá nhân của các thành viên cũng ở trên đây.
…
Confluence – có thể nói là một hệ thống quản trị tri thức số 1 hiện nay. Cực kỳ đơn giản để triển khai và áp dụng.
Chi phí: $5 / 1 user.
Hệ thống quản trị tri thức – Confluence
Hệ thống CRM
Có rất nhiều các hệ thống CRM hiện nay trên thị trường.
Để có một CRM phù hợp, tốt nhất phải nghiên cứu, xem đánh giá và sử dụng thử.
Hầu hết các hệ thống CRM hiện tại đều cho sử dụng trial từ 2 tuần – 1 tháng. Thời gian đủ để đánh giá phù hợp hay không.
Hệ thống đào tạo nội bộ
Các doanh nghiệp khác tôi không rõ, nhưng tại công ty của tôi.
Trước đây, mỗi khi có một thành viên mới, bản thân các quản lý và tôi mất khá nhiều thời gian để đào tạo.
Một thành viên mới cần biết:
Văn hóa của công ty
Sản phẩm của công ty
Cách thức, quy trình làm việc của công ty
Công cụ để làm việc hiệu quả
Kiến thức để làm việc hiệu quả
…
Giải pháp cho vấn đề này là: hệ thống đào tạo nội bộ.
Bạn có thể đào tạo mọi thứ với hệ thống đào tạo nội bộ
Có 3 cách để bạn xây dựng hệ thống này:
Đơn giản nhất: sử dụng youtube kết hợp checklist và các bài test.
Sử dụng một hệ thống như Confluence và up nội dung thông tin lên trên đó.
Tự xây – đây là cách chúng tôi đang làm.
Thực sự là: đến cả việc sử dụng điều hòa, sử dụng ổ điện như thế nào, chúng tôi cũng có trong hệ thống đào tạo nội bộ.
Điều này để đảm bảo chất lượng nhân sự luôn ở mức cao nhất.
Các hệ thống khác:
Quản lý file, tài liệu, … Google Suite (Drive, Docs, Slides, Sheets, …)
Hệ thống email – Google Suite
Các bộ phận đặc thù sẽ có các hệ thống riêng. Ví dụ: bộ phận Sales sử dụng caresoft – Hệ thống tổng đài và chăm sóc khách hàng All in One,
…
Và rào cản lớn nhất khi triển khai: các thành viên không sử dụng
Cái này tôi đã gặp nhiều và chắc bạn cũng sẽ như vậy.
Nếu vấn đề này xảy ra hãy xem lại 3 yếu tố để triển khai 1 hệ thống hiệu quả. Có thể nó quá khó sử dụng, hoặc mọi người chưa hiểu được tầm quan trọng của nó.
Trước khi chúng tôi triển khai hệ thống tổng đài All in One, chúng tôi có để các bạn sales sử dụng điện thoại để gọi cho khách hàng.
Và khi hệ thống áp dụng, trong một số trường hợp các bạn vẫn sử dụng điện thoại. Điều này khiến cho việc ghi nhận các cuộc gọi để tối ưu bị ảnh hưởng.
Và để xử lý vấn đề này, chúng tôi đã hủy toàn bộ điện thoại. Yêu cầu tất cả cuộc gọi phải sử dụng hệ thống.
Kết quả là: chúng tôi có toàn bộ ghi âm của các cuộc gọi chăm sóc và tương tác với khách hàng.
Chúng tôi có thể nghe lại các cuộc gọi không thành công, khách hàng không hài lòng để làm case study phân tích hàng tuần cho bộ phận Sales.
Một case nữa mà tôi có thể chia sẻ cho bạn, đó là khi tôi tiến hành triển khai PPP cho bộ phận Advertising.
Sau một tháng có ngồi phỏng vấn lại với từng bạn thì có vấn đề đó là: không phù hợp với đặc thù của bộ phận.
Sau khi trao đổi với trưởng bộ phận, chúng tôi quyết định không áp dụng PPP cho Advertising và chỉ quản lý theo quy trình kết hợp mục tiêu hàng tuần.
Và bây giờ đến lượt bạn
Khi tổng hợp bài viết này, tôi mới để ý rằng: chúng tôi sử dụng rất nhiều công cụ và hệ thống cho công việc.
Và điều thú vị là, cả tôi và các thành viên trong công ty đã quen với việc này và chúng tôi chẳng có cảm giác bị ngộp hay gặp khó khăn gì trong quá trình sử dụng.
Bạn hoàn toàn có thể làm được như vậy, hãy bắt đầu từ những bước nhỏ nhất.
Tôi mất hơn 5 năm để có được bài chia sẻ này. Tôi tin bạn sẽ mất ít thời gian và công sức hơn rất nhiều.
