Hệ thống quản lý doanh nghiệp

Hệ thống quản lý doanh nghiệp là một nền tảng không thể thiếu…

…nhưng để triển khai và áp dụng hiệu quả cũng không đơn giản.

Qua bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cho bạn về quá trình tôi đã xây dựng trong suốt 5 năm qua như thế nào? Kết quả mang lại ra sao?

Và bạn sẽ có ngay các công cụ cần thiết nhất cho công việc của mình mà không tốn bất kỳ công sức nào cả. Rất dễ dàng triển khai và áp dụng.

Hãy đọc tiếp…

Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì?

Trước hết,

Tôi sẽ khái quát nhanh các khái niệm cần biết ở bên dưới, nội dung tôi lấy từ bài viết này: Hệ thống quản lý doanh nghiệp.

Quản lý doanh nghiệp là gì?

Là tổng hợp các hoạt động quản lý nhằm sử dụng hợp lý và hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.

Hệ thống là gì?

Là tập hợp các thực thể có tương tác hay liên quan tới nhau để tạo thành một tổng thể tích hợp và thống nhất.

Và với sự phát triển của Internet và công nghệ thông tin.

Việc áp dụng phần mềm, dịch vụ công nghệ vào hệ thống quản lý doanh nghiệp để tăng hiệu quả là điều đương nhiên.

Tại sao cần phải có hệ thống quản lý doanh nghiệp?

Thực sự…

Câu hỏi này hơi vô duyên.

Nó giống như câu hỏi: có cần phải làm móng trước khi xây nhà hay không?

Bạn có thể xây nhà mà không có móng…

…và bạn cũng tưởng tượng được những rủi ro gặp phải khi bạn xây nhà lên mà không có móng?

Khi bạn có một hệ thống quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Tất cả những thứ sau sẽ là của bạn:

  • Doanh nghiệp càng to, công việc càng nhiều, kinh doanh càng phát triển, … người điều hành, người quản lý càng… rảnh cho các công việc sáng tạo, R&D, các công việc mang tính chất tương tai của công ty.
  • Giao việc và… quên đi. Vì nếu mọi thứ hoạt động bình thường, bạn không cần phải quan tâm đến nó. Khi có bất thường, sẽ có những cảnh báo (mà tôi gọi là các sensors) tự động gửi thông tin cho bạn. Bạn có ngay vấn đề và xử lý ngay lập tức.
  • Nếu muốn, bạn có thể off công việc 1 vài tuần để nghỉ mát và vẫn kiểm soát được công việc của mình.
  • Và rất rất nhiều các lợi ích về ngắn hạn cũng như dài hạn khác.

Thú vị chứ?

Và qua bài viết này, bạn sẽ có được:

  • Được chia sẻ quá trình thực tế tôi đã triển khai và áp dụng hệ thống quản lý trong suốt 5 năm qua như thế nào. Kể cả những giai đoạn mà tôi gọi là “đói rách” – 2 năm đầu tiên khởi nghiệp, tôi luôn luôn kiên trì áp dụng.
  • Bạn sẽ tiết kiệm được hàng đống thời gian và tiền bạc. Thay vì phải test hàng đống các công cụ, phương pháp, … (mà tôi đã bỏ công sức ra test) bạn sẽ có thể triển khai ngay và có kết quả ngay.
  • Bạn có luôn tên các tools, chi phí đi kèm để có phương án triển khai phù hợp.

Và bây giờ.

Hãy chuyển qua phần tiếp theo…

Làm thế nào để triển khai một hệ thống quản lý hiệu quả?

Dựa trên kinh nghiệm của tôi, có 3 yếu tố như sau:

Đơn giản là hiệu quả

Vào đầu năm 2013, vì yêu cầu công việc, tôi phải triển khai một hệ thống CRM (Customer Relationship Management).

Tôi đã từng thử khá nhiều tools khác nhau, trong đó có thằng vTiger CRM.

Về tính năng mà nói, thì thực sự là choáng ngợp, cái gì cũng có, đầy đủ mọi tính năng.

Nhưng nó có một vấn đề, khá là khó sử dụng. Và điều đương nhiên, tôi là người chuyên lọ mọ mấy thứ hệ thống này còn khó sử dụng, thì khi áp dụng cho nhân viên còn “khoai” nữa.

Và kết quả: tôi đã cố gắng cài đặt và sử dụng vTiger CRM, nhưng phải bỏ chỉ sau 1 tháng.

Một hệ thống tương tự mà tôi áp dụng sau đó, chạy được gần 2 năm là SugarCRM (trước khi chuyển sang một hệ thống khác).

SugarCRM thực sự rất đơn giản và nó giúp tôi, cũng như công ty quản lý được hiệu quả các khách hàng của tôi trong thời gian đó.

Công nghệ là đương nhiên

Cách đây vài năm, tôi coi việc áp dụng công nghệ là một lợi thế.

Và bây giờ, với tốc độ phát triển quá nhanh trên nền tảng Internet, thì việc áp dụng công nghệ trong công việc là điều đương nhiên.

Nếu không bạn và công ty của mình sẽ hụt hơi, không nói là bị bật bãi trong các cuộc chơi khi việc các công ty nước ngoài (với nền tảng tài chính, công nghệ, kinh nghiệm, …) có thể nhảy vào thị trường bất cứ lúc nào (các ví dụ điển hình trong thời gian vừa rồi là các hãng taxi bị cạnh tranh bởi Grab, Uber).

Bạn đừng lo lắng về công nghệ, nó giống như là một kỹ năng mà thôi.

Khi bạn trải nghiệm và áp dụng đủ nhiều, nó sẽ giống như việc bạn sử dụng iPhone hay lướt Facebook hàng ngày.

Outsource và thuê dịch vụ ngoài

Tiếp xúc nhiều với một số chủ doanh nghiệp Việt tôi thấy có một quan điểm mà tôi cho rằng sai lầm.

Và sai lầm này sẽ khiến cho các bác ấy và doanh nghiệp sẽ khó có sự “sung sướng” trong việc vận hành, đó là: muốn tự mình làm hết mọi việc.

Tôi có thể chia sẻ với bạn 1 case study này: cách đây tầm 6 tháng chúng tôi có yêu cầu phải xây 1 hệ thống membership site.

Nếu hiểu về công nghệ, bạn cũng có thể thấy được sự phức tạp của hệ thống. Rất nhiều các tính năng phức tạp:

  • Quản lý thành viên
  • Quản lý bài học
  • Quản lý dữ liệu: audio, video, text
  • Hệ thống email

Và chúng tôi chỉ mất tầm 1 tháng với đúng 1 bạn phụ trách mảng công nghệ, chúng tôi đã có một hệ thống hiện tại đang quản lý hơn mấy chục nghìn học viên đang theo học.

Nếu muốn thay đổi giao diện, thêm tính năng mới, chúng tôi có ngay hàng nghìn các lựa chọn mà chỉ cần phải bỏ thêm mấy chục đô.

Có bất kỳ vấn đề gì, các đối tác cung cấp dịch vụ sẽ support 24/7 cho chúng tôi ngay mà không phát sinh bất cứ chi phí nào.

Chất lượng và độ ổn định của hệ thống thì không phải bàn cãi, do các dịch vụ đều Made in USA.

Nếu là bạn, bạn sẽ tự xây dựng hết hay sẽ sử dụng dịch vụ bên ngoài?

Và bây giờ, chúng ta hãy sang nội dung chính trong bài viết này.

Áp dụng OKR để quản lý mục tiêu quý và mục tiêu năm

Tôi đã làm không biết bao nhiêu cái plan kể từ hồi bắt đầu kinh doanh đến giờ.

Tôi cũng đã thử rất nhiều các phương pháp và cách thức khác nhau (cái cuối cùng là Balanced Scorecard).

Nhưng thực sự là, các plan đều có tính khả thi không cao, áp dụng hầu như không được nhiều trong quá trình quả lý công ty.

Và rất may mắn, tầm giữa năm 2017, qua một bài báo tôi được biết đến OKR được triển khai hiệu quả bởi Google.

Sau một hồi nghiên cứu, đọc và tìm hiểu thì tôi thấy rằng đây chính là công cụ mà tôi cần để lập plan và quản lý mục tiêu Quý, mục tiêu năm cho doanh nghiệp của tôi.

OKRs – Weekdone của chúng tôi

Tại sao OKR lại ngon?

  • Nó đơn giản để hiểu và áp dụng
  • Tập trung vào các mục tiêu cốt lõi (3 – 5 objectives)
  • Và để đo đếm được mục tiêu này cũng chỉ cần các chỉ số quan trọng (3 – 5 key results)
  • Được chứng minh bởi các bác lớn (Google, Intel, …)

Và một điều quan trọng nữa là: OKR tập trung vào mục tiêu Quý và mục tiêu năm sẽ theo sau.

Tại sao lại như vậy?

Thực sự với sự phát triển của công nghệ và tốc độ thay đổi chóng mặt của thị trường.

Đơn vị năm là một khoảng thời gian quá lâu cho 1 bản kế hoạch. Khoảng thời gian 1 Quý (3 tháng) là vừa đủ tính chính xác và khả thi cho một doanh nghiệp.

Tất nhiên, có một số lĩnh vực đặc thù thì đơn vị năm sẽ chính xác hơn. Nhưng trong phạm vi chia sẻ này, tôi muốn nói tới đại đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Về tools, trên thị trường có một số tools khá ổn. Tôi đã test 4 – 5 thằng và tôi đang sử dụng thằng này: https://weekdone.com/okr-software.

Lưu ý: khi làm mục tiêu năm, bạn nên làm mục tiêu từng Quý, rồi từ đó để lập mục tiêu năm. Như vậy độ chuẩn xác sẽ cao hơn việc, bạn chỉ làm mục tiêu năm rồi chia xuống quý.

Ok, bạn đã có mục tiêu quý và mục tiêu năm. Giờ là lúc chuyển qua mục tiêu tuần.

Áp dụng PPP để quản lý mục tiêu tuần cho từng cá nhân

Với công ty và bộ phận là mục tiêu theo quý. Còn với cá nhân thì theo tôi quản lý mục tiêu tuần là tốt nhất.

Trước đây tôi đã từng cố gắng tìm cách hỗ trợ và quản lý đến từng ngày của mỗi cá nhân. Và sau đó tôi phát hiện ra: làm như vậy không hiệu quả. Mỗi cá nhân chỉ cần mục tiêu tuần là đủ.

Còn việc từ mục tiêu tuần, mỗi người sẽ có cách giải quyết khác nhau để có hiệu quả cao nhất trong công việc.

PPP – Weekdone được áp dụng trong công ty

Và PPP là công cụ mà tôi thấy là tốt nhất để quản lý mục tiêu tuần. PPP là viết tắt của 3 chữ:

  • Plans: 3 – 7 mục tiêu công việc trong tuần mà bạn cần phải xử lý.
  • Progress: các công việc bạn đã hoàn thành.
  • Problems: vấn đề mà bạn chưa xử lý được, cần tư vấn của quản lý trực tiếp hoặc những đồng nghiệp xung quanh.

Mỗi cá nhân mất tầm 5 – 10 phút vào cuối tuần để review tuần vừa rồi và lập plan cho tuần mới dựa trên vai trò và mục tiêu của bộ phận.

Các quản lý dựa trên plan của các thành viên mình quản lý, sẽ can thiệp điều chỉnh lại cho phù hợp.

Lưu ý: có một số bộ phận có công việc đặc thù, lặp đi lặp lại như: bộ phận sales, … thì không nên áp dụng PPP.

Với các công việc như vậy, áp dụng quản lý theo quy trình sẽ hiệu quả hơn.

Tools mà tôi sử dụng là weekdone: https://weekdone.com/weekly-status-report-software

Đây là lý do tôi chọn Weekdone khi vừa có OKR và vừa có PPP.

Quản lý công việc cá nhân

Như đã chia sẻ ở phần trên, tôi chỉ quan tâm tới mục tiêu tuần của các cá nhân, còn quản lý công việc hàng ngày, các bạn ấy sẽ tự phải xử lý.

Giới hạn trong bài viết này, tôi cũng sẽ giới thiệu cho bạn một vài công cụ để có thể quản lý công việc của mình một cách hiệu quả.

Các công cụ bao gồm:

Kanban board

Kanban là một phương pháp kiểm soát dây chuyền sản xuất bắt nguồn từ công ty Toyota.

Và hiện nay, phương pháp này được triển khai và áp dụng để có thể quản lý công việc hiệu quả có tên: Kanban Board.

Tools sử dụng khuyến cáo: https://kanbanflow.com.

Thực sự tools này rất ngon, với các tính năng ở tài khoản miễn phí bạn có thể quản lý tốt công việc của mình được rồi. Và ngoài ra, Kanbanflow có tích hợp cả Pomodoro (nó là cái gì, phần tiếp theo tôi sẽ giới thiệu chi tiết).

Thông thường, tôi chia thành 4 cột như sau:

  • To-do: tất cả những công việc phát sinh, công việc bạn cần làm cho hết vào đây
  • Do this week: bạn đã có mục tiêu tuần, hãy break ra thành các công việc chi tiết và cho vào đây.
  • In progress: bạn đang xử lý task nào, hãy kéo nó sang đây.
  • Done: khi xong việc, hãy ném nó qua đây.

Kỹ thuật Pomodoro

Phương pháp Pomodoro đơn giản là:

  • Chọn một hạng mục tiếng Anh cần phải hoàn thành
  • Đặt báo thức 25 phút
  • Tập trung cao độ học tập trong 25 phút đó mà không để bị gián đoạn bởi bất cứ yếu tố nào
  • Hết 25 phút, nghỉ 5 phút
  • Tiếp tục vòng lặp như vậy cho đến khi hoàn thành công việc

Lưu ý: Bạn cứ làm được 4 pomodoro thì nghỉ dài khoảng 15-20 phút

Kỹ thuật Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro

Phương pháp Pomodoro đã được chứng minh hiệu quả không chỉ trong lĩnh vực tự học & làm việc

Tại sao chúng tôi lại khuyên bạn nên sử dụng biện pháp này đầu tiên? Đơn giản vì nguyên lý Pomodoro hoạt động trùng lặp với nhịp điệu Ultradian của con người.

Thực hiện theo phương pháp này, bạn hoàn toàn có thể duy trì khả năng làm việc tập trung cao độ – đạt năng suất học tập và lao động tối đa mỗi ngày.

Pomodoro sẽ giúp bạn:

  • Tập trung cho công việc
  • Có những khoảng thời gian chất lượng và hiệu quả cao
  • Do more with less

Và điều thú vị là, trong tools Kanbanflow mà tôi có giới thiệu với bạn, có tích hợp luôn tính năng Pomodoro.

Cực tiện lợi.

Đây là lý do tôi chọn Kanbanflow trong số hàng đống các tools Kanban board khác.

Các công cụ hỗ trợ công việc khác

Thực sự với sự phát triển của Internet, của công nghệ, của mã nguồn mở, … có rất nhiều các công cụ tốt với chi phí rẻ hoặc hoàn toàn free.

Bạn có thể quản lý dự án với Google Sheets, bạn có thể thử với từ khóa: how to use Google Sheets for project management.

Bạn có thể có công cụ ghi chú và nhắc nhở trên máy tính hoặc điện thoại với Evernote.

Bạn có thể có công cụ quản lý hàng trăm tài khoản với độ bảo mật cao, không cần phải nhớ hàng đống password phức tạp với Lastpass.

Có rất rất nhiều các tools như vậy hiện nay. Chỉ cần áp dụng 3 yếu tố triển khai một hệ thống quản lý hiệu quả mà tôi đã chia sẻ cho bạn…

…bạn sẽ có giải pháp phù hợp cho mình.

Cuộc sống của bạn sẽ đơn giản và hiệu quả hơn với việc áp dụng công nghệ.

Và bây giờ, hãy chuyển qua phần tiếp theo.

Các hệ thống cần có dành cho doanh nghiệp

Dưới đây là các hệ thống mà tôi đã và đang áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Hệ thống quản trị mục tiêu và quản lý công việc cá nhân

Công cụ này tôi đã chia sẻ cho bạn: OKR và PPP với tools Weekdone.

Chi phí: $195 cho phiên bản full với 25 người sử dụng.

Công cụ chat – trao đổi nội bộ – Slack

Chúng tôi sử dụng Slack cho việc trao đổi nội bộ.

Về tính năng sử dụng thì không phải bàn cãi, vì Slack là 1 trong những tools trao đổi nội bộ cho doanh nghiệp số 1 hiện nay.

Với phiên bản miễn phí, Slack giới hạn 10k messages miễn phí. Và đây có thể coi là điểm gây khó chịu nhất.

Chúng tôi giải quyết vấn đề này bằng cách: các thông tin quan trọng sẽ trao đổi trên hệ thống quản trị tri thức – Confluence mà chút nữa tôi sẽ giới thiệu cho bạn. Còn các thông tin trao đổi nhanh sẽ sử dụng Slack.

Chi phí: free – phiên bản mất phí là $8 / 1 user (khá là cao cho một công cụ trao đổi nội bộ, nên mình chỉ sử dụng phiên bản free).

Hệ thống trao đổi nội bộ – Slack

Hệ thống quản trị tri thức – Confluence

Hệ thống này bạn sẽ có thể áp dụng cho mọi bộ phận.

Rất khó mô tả hệ thống này chỉ trong 1 vài dòng. Tôi có thể note ra một vài công việc mà chúng tôi cho hết lên trên đây:

  • Đề xuất duyệt chi, thanh toán chúng tôi cho lên đây và tag (như tính năng tag trên Facebook) các thành viên có liên quan vào.
  • Các thông tin quan trọng trong dự án, báo giá của đối tác chúng tôi cũng đưa lên đây.
  • Quy trình tiến hành công việc chúng tôi cũng đưa lên đây.
  • Thông báo cũng trên đây.
  • Các bộ phận tương tác chéo lẫn nhau cũng đưa lên đây.
  • Thông tin dự án cũng đưa lên đây.
  • Toàn bộ hồ sơ cá nhân của các thành viên cũng ở trên đây.

Confluence – có thể nói là một hệ thống quản trị tri thức số 1 hiện nay. Cực kỳ đơn giản để triển khai và áp dụng.

Chi phí: $5 / 1 user.

Hệ thống quản trị tri thức – Confluence

Hệ thống CRM

Có rất nhiều các hệ thống CRM hiện nay trên thị trường.

Để có một CRM phù hợp, tốt nhất phải nghiên cứu, xem đánh giá và sử dụng thử.

Hầu hết các hệ thống CRM hiện tại đều cho sử dụng trial từ 2 tuần – 1 tháng. Thời gian đủ để đánh giá phù hợp hay không.

Hệ thống đào tạo nội bộ

Các doanh nghiệp khác tôi không rõ, nhưng tại công ty của tôi.

Trước đây, mỗi khi có một thành viên mới, bản thân các quản lý và tôi mất khá nhiều thời gian để đào tạo.

Một thành viên mới cần biết:

  • Văn hóa của công ty
  • Sản phẩm của công ty
  • Cách thức, quy trình làm việc của công ty
  • Công cụ để làm việc hiệu quả
  • Kiến thức để làm việc hiệu quả

Giải pháp cho vấn đề này là: hệ thống đào tạo nội bộ.

Bạn có thể đào tạo mọi thứ với hệ thống đào tạo nội bộ

Bạn có thể đào tạo mọi thứ với hệ thống đào tạo nội bộ

Có 3 cách để bạn xây dựng hệ thống này:

  1. Đơn giản nhất: sử dụng youtube kết hợp checklist và các bài test.
  2. Sử dụng một hệ thống như Confluence và up nội dung thông tin lên trên đó.
  3. Tự xây – đây là cách chúng tôi đang làm.

Thực sự là: đến cả việc sử dụng điều hòa, sử dụng ổ điện như thế nào, chúng tôi cũng có trong hệ thống đào tạo nội bộ.

Điều này để đảm bảo chất lượng nhân sự luôn ở mức cao nhất.

Các hệ thống khác:

  • Quản lý file, tài liệu, … Google Suite (Drive, Docs, Slides, Sheets, …)
  • Hệ thống email – Google Suite
  • Các bộ phận đặc thù sẽ có các hệ thống riêng. Ví dụ: bộ phận Sales sử dụng caresoft – Hệ thống tổng đài và chăm sóc khách hàng All in One,

Và rào cản lớn nhất khi triển khai: các thành viên không sử dụng

Cái này tôi đã gặp nhiều và chắc bạn cũng sẽ như vậy.

Nếu vấn đề này xảy ra hãy xem lại 3 yếu tố để triển khai 1 hệ thống hiệu quả. Có thể nó quá khó sử dụng, hoặc mọi người chưa hiểu được tầm quan trọng của nó.

Trước khi chúng tôi triển khai hệ thống tổng đài All in One, chúng tôi có để các bạn sales sử dụng điện thoại để gọi cho khách hàng.

Và khi hệ thống áp dụng, trong một số trường hợp các bạn vẫn sử dụng điện thoại. Điều này khiến cho việc ghi nhận các cuộc gọi để tối ưu bị ảnh hưởng.

Và để xử lý vấn đề này, chúng tôi đã hủy toàn bộ điện thoại. Yêu cầu tất cả cuộc gọi phải sử dụng hệ thống.

Kết quả là: chúng tôi có toàn bộ ghi âm của các cuộc gọi chăm sóc và tương tác với khách hàng.

Chúng tôi có thể nghe lại các cuộc gọi không thành công, khách hàng không hài lòng để làm case study phân tích hàng tuần cho bộ phận Sales.

Một case nữa mà tôi có thể chia sẻ cho bạn, đó là khi tôi tiến hành triển khai PPP cho bộ phận Advertising.

Sau một tháng có ngồi phỏng vấn lại với từng bạn thì có vấn đề đó là: không phù hợp với đặc thù của bộ phận.

Sau khi trao đổi với trưởng bộ phận, chúng tôi quyết định không áp dụng PPP cho Advertising và chỉ quản lý theo quy trình kết hợp mục tiêu hàng tuần.

Và bây giờ đến lượt bạn

Khi tổng hợp bài viết này, tôi mới để ý rằng: chúng tôi sử dụng rất nhiều công cụ và hệ thống cho công việc.

Và điều thú vị là, cả tôi và các thành viên trong công ty đã quen với việc này và chúng tôi chẳng có cảm giác bị ngộp hay gặp khó khăn gì trong quá trình sử dụng.

Bạn hoàn toàn có thể làm được như vậy, hãy bắt đầu từ những bước nhỏ nhất.

Tôi mất hơn 5 năm để có được bài chia sẻ này. Tôi tin bạn sẽ mất ít thời gian và công sức hơn rất nhiều.

Chia Sẻ Ngay!
Trưởng Dư

About the Author

Trưởng Dư

Chào mừng bạn!
Kiến thức trên blog đã giúp tôi thành công, tôi muốn chia sẻ với bạn. Đây là điều duy nhất để tôi duy trì blog này.
Cám ơn bạn đã đến đây.

Follow Trưởng Dư:

>