3 kỹ năng không được thiếu trong người quản trị – Lãnh đạo

3 kỹ năng không được thiếu trong người quản trị - Lãnh đạo

Quản lý, quản trị, lãnh đạo là một vị trí hay một công việc mà nhiều người muốn bởi vì những lợi ích, những quyền lực hấp dẫn mà nó mang lại.

Để ngồi được vị trí đó đã khó, nhưng để có thể làm tốt được nó thì còn khó hơn rất nhiều lần.

Trong bài viết này tôi sẽ giúp bạn liệt kê những kỹ năng quan trọng nhất dành cho một nhà quản trị (gọi chung cho nhà quản lý, nhà lãnh đạo, …).

Và giúp bạn tìm hiểu chi tiết những kỹ năng quan trọng hơn cả, cách áp dụng vào công việc, dự án, bộ phận, công ty hay tổ chức của bạn như thế nào.

Bài viết được tổng hợp từ chủ đề: Kỹ năng bổ trợ cho lãnh đạo của thầy Nguyễn Vũ Duy Tuấn trong chương trình IPL.

Trước hết, tôi sẽ giúp bạn liệt kê 20 kỹ năng quan trọng nhất, bao gồm:

  1. Kỹ năng tạo động lực làm việc
  2. Kỹ năng đào tạo đội ngũ
  3. Kỹ năng thuyết trình
  4. Kỹ năng quản lý cuộc họp
  5. Kỹ năng đàm phán thương lượng
  6. Kỹ năng hoạch định và ủy thác
  7. Kỹ năng giao tiếp trong công việc
  8. Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định
  9. Kỹ năng giải quyết xung đột
  10. Kỹ năng xây dựng tinh thần đồng đội
  11. Kỹ năng quản lý sự thay đổi
  12. Kỹ năng quản lý thời gian
  13. Kỹ năng hoạch định ngân sách
  14. Kỹ năng điều phối dự án
  15. Kỹ năng quản lý chi phí
  16. Kỹ năng phỏng vấn
  17. Kỹ năng tuyển dụng
  18. Nghệ thuật lãnh đạo
  19. Kỹ năng quản lý áp lực
  20. Tư duy hệ thống

Giới hạn trong bài viết này, tôi sẽ đi sâu vào 3 kỹ năng:

  1. Tạo động lực làm việc
  2. Ủy thác công việc
  3. Đàm phán

Bây giờ, bạn hãy chọn cho mình nội dung để bắt đầu.

1. Kỹ năng tạo động lực làm việc

Một người nhân viên, khả năng và hiệu quả làm việc của họ dựa trên 3 yếu tố quan trọng sau đây:

  1. Kiến thức – liên quan nhiều đến học vấn, hiểu biết về ngành, về lĩnh vực, về chuyên môn.
  2. Kỹ năng – liên quan nhiều đến kinh nghiệm qua quá trình làm việc.
  3. Thái độ – đây là yếu tố quan trọng nhất. Nếu thiếu kiến thức, bạn có thể học. Nếu thiếu kỹ năng, qua đào tạo, qua trải nghiệm công việc bạn sẽ có. Nhưng nếu không có thái độ tốt, bạn sẽ bị hạn chế cả về kiến thức và kỹ năng.

Để có thể tạo được động lực cho nhân viên, hãy cung cấp cho họ đúng cái mà họ cần.

Câu hỏi đặt ra,

Làm thế nào để biết được cái mà người nhân viên cần là gì?

Bạn có thể sử dụng tháp nhu cầu Maslow

Tháp nhu cầu Maslow
Tháp nhu cầu Maslow

Hoặc thuyết McClelland:

  • Nhu cầu thành đạt – Tôi muốn vượt qua chính mình
  • Nhu cầu quyền lực – Tôi muốn gây ảnh hưởng lên người khác
  • Nhu cầu hòa nhập – Tôi muốn kết bạn với mọi người

Hãy quan sát, ghi nhận và phân tích nhu cầu nào nổi trội hơn cả. Có một giải pháp rất tốt tôi thường hay áp dụng trong công ty, đó là: đối thoại trực tiếp.

Hãy tạo điều kiện cho nhân viên của mình được nói, hãy tạo điều kiện cho nhân viên của mình được yêu cầu, hãy tạo điều kiện cho nhân viên của mình đề xuất. Đây là những người dám nói, dám làm và có tham vọng. Có thể cân nhắc cho các vị trí quản lý, vị trí quan trọng trong tương lai.

Thuyết hai nhân tố Herzberg

Năm 1959, F. Herzberg và các đồng nghiệp của mình, sau khi thực hiện các cuộc phỏng vấn với hơn 200 người kỹ sư và kế toán của các ngành công nghiệp khác nhau và ông chia các nhu cầu của nhân viên theo 2 loại: yếu tố duy trì và yếu tố tạo động lực.

Yếu tố duy trì:

  • Điều kiện làm việc
  • Chính sách quy định
  • Quản lý, giám sát
  • Mối quan hệ cá nhân với nhau
  • Tiền lương – Quan trọng
  • Địa vị
  • Công việc ổn định

Yếu tố tạo động lực:

  • Thành đạt
  • Sự công nhận
  • Bản thân công việc
  • Trách nhiệm
  • Cơ hội phát triển

Lưu ý rằng:

  • Nếu không thỏa mãn các yếu tố duy trì, sẽ gây ra bất mãn
  • Nếu thỏa mãn các yếu tố duy trì, sẽ thỏa mãn nhân viên nhưng không tạo động lực
  • Thỏa mãn các yếu tố tạo động lực đã nêu bên trên, mới có thể tạo động lực cho nhân viên
  • 80% nhân viên nghỉ việc không phải vì lương mà là vì sếp

Tạo động lực cho nhân viên từ doanh nghiệp

Môi trường làm việc tốt

  • Phương tiện làm việc đáp ứng nhu cầu công việc
  • Mối quan hệ công việc thân thiện, cởi mở, tin cậy
  • Chế độ đãi ngộ tương xứng
  • Công việc ổn định, bền vững
  • Chính sách quản lý rõ ràng, công bằng, hiệu quả
  • Nội quy – Quy định rõ ràng và được ban hành từ đầu
  • Văn hóa công ty

Tạo điều kiện phát triển nghề nghiệp

  • Có chính sách khuyến khích và hỗ trợ nhân viên tự nâng cao kiến thức, kỹ năng
  • Thực hiện chương trình định hướng / tái định hướng cho nhân viên
  • Cung cấp cơ hội thăng tiến nội bộ
  • Lưu ý: nhân viên thường thích được làm công việc của sếp, bạn có thể cân nhắc ủy thác một số công việc thuộc trách nhiệm của bạn cho nhân viên của mình.

Ghi nhận thành tích, doanh nghiệp cần phải có:

  • Hệ thống ghi nhận đóng góp
  • Hệ thống ghi nhận nỗ lực
  • Hệ thống ghi nhận thành quả

Chính sách khen thưởng

  • Xét thưởng chính xác
  • Khen thưởng công khai
  • Sử dụng bằng khen, huy chương, cúp, … để lưu danh với người được khen thưởng
  • Phần thưởng có ý nghĩa với người nhận: khen ai? Cái gì? Ở đâu? Và như thế nào?

Hình thức kỷ luật

  • Rõ ràng
  • Hợp lý
  • Nhất quán
  • Xây dựng

Tạo động lực cho nhân viên từ nhà quản lý

Xác lập mục tiêu của nhóm

  • Cung cấp thông tin về mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp và nhấn mạnh ý nghĩa
  • Làm rõ mối liên hệ giữa mục tiêu của nhóm và mục tiêu tổng thể
  • Nêu bật tầm quan trọng của những đóng góp của nhóm
  • Cho phép nhân viên đóng góp ý kiến

Xác lập mục tiêu cho nhân viên

  • Hiểu nhân viên
  • Cùng nhân viên xây dựng mục tiêu công việc
  • Giải thích rõ ý nghĩa của việc đạt mục tiêu
  • Xây dựng mục tiêu SMART

Phân công công việc

  • Giao việc phù hợp, đáp ứng mong đợi
  • Nêu rõ những mong đợi về kết quả công việc
  • Giải thích rõ ý nghĩa và tầm quan trọng của công việc

Cung cấp nguồn lực

  • Trao quyền: đảm bảo nhân viên có đủ quyền hạn để thực hiện công việc
  • Đào tạo, huấn luyện, kèm cặp: đảm bảo nhân viên có đủ kỹ năng cần thiết
  • Giải đáp thắc mắc: đảm bảo có đầy đủ thông tin
  • Lưu ý: sếp không nên đưa ra các giải pháp, chỉ nên hướng dẫn

Hỗ trợ thực hiện

  • Hướng dẫn thực hiện công việc
  • Biết và hỗ trợ tìm cách tháo gỡ khó khăn phát sinh
  • Kịp thời cung cấp phản hồi xây dựng
  • Tạo điều kiện để nhân viên nhận được phản hồi từ khách hàng, đồng nghiệp
  • Ghi nhận, cổ vũ và kịp thời khen ngợi những nỗ lực của nhân viên

Đánh giá kết quả

  • Đánh giá kết quản công bằng và khách quan
  • Phân tích kết quả để rút ra bài học
  • Giúp nhân viên xây dựng kế hoạch phát triển nghề nghiệp
  • Đề cao những thành quả đạt được
  • Cổ vũ mỗi tiến bộ của nhân viên

3 mẫu nhân viên nhà quản trị cần lưu ý khi muốn tạo động lực

Với những nhân viên có năng lực và tham vọng

Khi công việc hiện tại không còn là một thách thức đối với họ, bạn có thể tăng động lực làm việc cho họ thông qua một số các biện pháp sau:

  • Tăng mức độ tự chủ công việc
  • Cung cấp cho họ các cơ hội quản lý dự án
  • Đề nghị họ thực hiện vai trò huấn luyện nhân viên
  • Sử dụng họ với vai trò tư vấn cho nhà quản trị
  • Ủy thác công việc của bạn cho họ
  • Đào tạo và huấn luyện cho họ về kỹ năng quản lý

Với những nhân viên nửa vời, không tận tâm với công việc

Nhà bạn có thể tăng động lực làm việc cho họ thông qua một số các biện pháp sau:

  • Đặt ra các mục tiêu SMART và các chuẩn mực công việc rõ ràng
  • Giám sát để đảm bảo các mục tiêu và chuẩn mực được tôn trọng
  • Không bao giờ giao nhiều việc cùng một lúc và yêu cầu họ làm ngay
  • Tạo sức ép từ đồng nghiệp
  • Cho họ biết cảm giác của bạn
  • Giao cho họ những việc thách thức hơn
  • Cho họ biết nếu họ không đạt chuẩn mực họ có thể bị sa thải

Với những nhân viên thiếu tự tin, thiếu khả năng làm việc độc lập

Bạn có thể cân nhắc một số các phương án sau:

  • Đánh giá xem có phải nguyên nhân từ phía nhà quản lý: có phải bạn không tin tưởng vào nhân viên? Có phải bạn muốn quyết định mọi việc?
  • Khi nhân viên gặp khó khăn, muốn nhờ bạn giải quyết hoặc tư vấn, đừng bao giờ cung cấp ngay giải pháp mà sử dụng các câu hỏi để gợi mở cho nhân viên tự xử lý.
  • Khi giải quyết các vấn đề của bạn, hãy hỏi ý kiến nhân viên hoặc đề nghị họ cho bạn lời khuyên.

2. Kỹ năng ủy thác công việc

Sự khác nhau giữa giao việc và ủy thác

Giao việc Ủy thác
Yêu cầu người khác, thường là nhân viên cấp dưới, thực hiện công việc vốn là một phần trong công việc chung của họ. Yêu cầu người khác thực hiện công việc của mình.
Chú ý vào cách thức làm việc để đạt được kết quả mong đợi. Khung hướng quan tâm đến kết quả cuối cùng

Về quyền hạn và trách nhiệm khi ủy thác công việc

Quyền hạn và trách nhiệm khi ủy thác công việc
Quyền hạn và trách nhiệm khi ủy thác công việc

Lợi ích của ủy thác công việc

Nhân viên Quản lý Doanh nghiệp
Thêm kỹ năng kiến thức mới Thêm thời gian làm việc khác Luôn có đội ngũ kế thừa trong công việc
Thêm tự tin năng lực làm việc Có thêm nhân viên đủ năng lực Công việc chung được trôi chảy
Thêm hứng thú làm việc Tăng cường mối quan hệ nhân viên Môi trường làm việc thân thiện, hợp tác

Quy trình ủy thác công việc

  1. Lý do
  2. Chọn việc
  3. Chọn người
  4. Ủy thác
  5. Thông báo
  6. Rút kinh nghiệm

1. Xác định lý do ủy thác

  • Giảm tải cho nhà quản lý
  • Phát triển kỹ năng và kiến thức cho cấp dưới
  • Cải thiện mối quan hệ trong doanh nghiệp
  • Củng cố lòng tin cho cấp dưới
  • Tăng cường sự gắn bó với doanh nghiệp

2. Chọn việc để ủy thác

Cần phải dựa vào các yếu tố sau đây để ủy thác:

  • Lý do ủy thác
  • Tầm quan trọng và tính cấp bách
  • Các tiêu chuẩn chung
Chọn công việc để ủy thác
Chọn công việc để ủy thác

3. Chọn người để ủy thác

Người phù hợp có thể là:

  • Người có kỹ năng, chuyên môn và kinh nghiệm cần thiết
  • Người có kỹ năng, chuyên môn nhưng chưa có kinh nghiệm thực hiện công việc
  • Người mà các kỹ năng có thể phát triển thông qua việc thực hiện các công việc được ủy thác
  • Người có thời gian để thực hiện công việc, hoặc khối lượng công việc mà họ đang đảm trách cho phép họ thực hiện công việc

4. Thực hiện việc ủy thác

  • Giải thích tầm quan trọng của công việc được ủy thác
  • Xác định kết quả công việc
  • Xác lập phạm vi trách nhiệm và quyền hạn
  • Thỏa thuận quy trình thực hiện công việc và báo cáo
  • Thỏa thuận tiêu chuẩn đánh giá và phản hồi

5. Thông báo những người có liên quan

Nội dung cần thông báo:

  • Người được ủy thác
  • Công việc được ủy thác
  • Trách nhiệm của người được ủy thác
  • Quyền hạn của người được ủy thác
  • Yêu cầu hỗ trợ / giúp đỡ

6. Đánh giá và phân loại dựa trên

  • Kết quả công việc
  • Việc sử dụng nguồn lực
  • Các khó khăn và cách khắc phục

Tám lời khuyên khi tiến hành phản hồi về việc ủy thác

  1. Không phản hồi khi dang giận dữ, tức giận
  2. Đưa ra lời khen đúng lúc
  3. Khuyến khích mọi người góp ý kiến
  4. Việc xác định sai sót phải cụ thể
  5. Chỉ nên chỉ trích thái độ và hành vi, không nên chỉ trích con người
  6. Tìm hiểu nguyên nhân gây ra khó khăn
  7. Hỗ trợ khi cần thiết
  8. Luôn kết thúc bằng một lời nhận xét tích cực

3. Kỹ năng đàm phán

Đàm phán là cách hóa giải những xung đột lợi ích, những khác biệt về quan điểm thông qua một giải pháp được tất cả các bên chấp thuận.

Các yếu tố ảnh hưởng tới đàm phán:

  • Mục tiêu
  • Định hướng
  • Thông tin
  • Địa điểm (rất quan trọng)
  • Chuẩn bị (rất quan trọng)

Có 2 loại đàm phán cơ bản:

  • Đàm phán dựa trên lập trường – Chỉ có bên mạnh mới có thể đàm phán được như vậy và nó ko hướng tới hợp tác lâu dài
  • Đàm phán dựa trên lợi ích

Đàm phán dựa trên lập trường sẽ phù hợp khi:

  1. Kết quả đàm phán không quan trọng lắm đối với nhà đàm phán
  2. Vấn đề đàm phán không phức tạp
  3. Việc xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác đàm phán là không quan trọng

Hay nói cách khác, đàm phán dựa trên lập trường là đàm phán của kẻ mạnh với kẻ yếu.

Các kỹ thuật xử lý xung đột lợi ích

Có 5 kỹ thuật xử lý khi xung đột lợi ích

 

 

Các kỹ thuật xử lý xung đột lợi ích
Các kỹ thuật xử lý xung đột lợi ích

Lảng tránh

Cố ý không đề cập đến một xung đột lợi ích nào đó để hạn chế ảnh hưởng của nó.

Phù hợp khi:

  • Xung đột lợi ích nhỏ, không phải là mục tiêu quan trọng
  • Lợi ích thu được không đủ bù đắp chi phí để giải quyết
  • Những xung đột không thể giải quyết được
Kỹ thuật lảng tránh
Kỹ thuật lảng tránh

Cạnh tranh

Nhất định dành phần thắng cho riêng mình bằng cách tấn công lợi ích của đối tác đàm phá, không chấp nhận nhượng bộ.

Dễ gây ra bế tắc, không giải quyết được vấn đề hoặc ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ.

Có thể sử dụng khi:

  • Đối tác muốn khai thác những hạn chế của ta để gây sức ép
  • Lợi ích đó rất quan trọng đối với ta.
Kỹ thuật cạnh tranh
Kỹ thuật cạnh tranh

Nhượng bộ

Chấp nhận thỏa mãn nhu cầu của đối tác đàm phán bằng cách hi sinh một phần lợi ích của bản thân.

Sử dụng khi:

  • Trở ngại không thể vượt qua được và có nguy cơ làm hỏng cuộc đàm phán
  • Nhận thấy yêu cầu của mình không hợp lý
  • Muốn giảm căng thẳng trong đàm phán và xung đột đó không nghiêm trọng
Kỹ thuật nhượng bộ
Kỹ thuật nhượng bộ

Thỏa hiệp

Các bên đàm phán cùng chấp nhận giảm bớt một phần lợi ích của bản thân.

Sử dụng khi:

  • Giải quyết những xung đột lợi ích do mục tiêu hoàn toàn đối lập
  • Tìm một điểm để trung hòa lợi ích
  • Phù hợp cho các cuộc thương lượng về giá
Kỹ thuật thỏa hiệp
Kỹ thuật thỏa hiệp

Hợp tác

Các bên đàm phán tìm cách để bảo đảm lợi ích của nhau một cách tốt nhất.

Sử dụng khi:

  • Những xung đột lợi ích phức tạp
  • Lợi ích đó có ý nghĩa quan trọng đối với tất cả các bên

Đòi hỏi cam kết của tất cả các bên và thời gian để tìm kiếm giải pháp.

Kỹ thuật hợp tác
Kỹ thuật hợp tác

Lời kết

Là một nhà quản trị thì không có một giới hạn nào với 3 kỹ năng, 10 kỹ năng hay 20 kỹ năng. Có rất nhiều thứ mà một nhà quản trị luôn phải học hỏi, không ngừng tích lũy và phát triển để có thể cạnh tranh với cơ chế thị trường càng ngày càng khốc liệt.

Tuy nhiên ở bài viết này tôi nhấn mạnh đến 3 kỹ năng không được thiếu trong người quản trị – Lãnh đạo => Điều này có nghĩa là nếu bạn thiếu 3 cái này thì thôi đừng làm lãnh đạo nữa => Các cái khác không cần phải xét làm gì laugh

Qua bài viết này tôi cũng muốn cám ơn anh Nam. Một người anh, người thầy mà tôi đã lọ mọ nghiên cứu về anh và học theo…

Trưởng Dư

Chào mừng bạn!
Kiến thức trên blog đã giúp tôi thành công, tôi muốn chia sẻ với bạn. Đây là điều duy nhất để tôi duy trì blog này.
Cám ơn bạn đã đến đây.

>
error: Website được bảo vệ !!